Seputar Korespondensi

A.       PENGERTIAN KORESPONDENSI

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan atau organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu).

B.        PENGERTIAN SURAT

Surat adalahalat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode-kode notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

C.        FUNGSI SURAT

 Surat memiliki beberapa fungsi yang harus kalian ketahui, yaitu :

1.      Surat sebagai penyampai pesan

2.      Surat sebagai wakil

3.      Surat sebagai bukti tertulis

4.      Surat sebagai pedoman atau dasar untuk bertindak

5.      Surat sebagai alat untuk mengingat

6.      Surat sebagai dokumen atau bukti historis suatu kegiatan

7.      Surat sebagai keterangan yang dapat memberi rasa aman

D.       CIRI-CIRI SURAT

 Ciri-ciri surat yang baik adalah :

1.      Surat adalah pesan tertulis

2.      Isi pesan dalam surat merupakan informasi atau persuasi

3.      Surat memiliki bagian-bagian yang standar

4.      Surat memiliki bentuk yang standar

5.      Surat memiliki satu pesan inti

6.      Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal tergantung kepentingan surat

E.        PENGGOLONGAN SURAT

 Surat dapat dibagi menjadi beberapa bagian yaitu :

1.      Penggolongan Surat Menurut Wujudnya

       Surat menurut wujudnya terbagi menjadi lima yaitu :

a.        Surat Bersampul

b.        Kartu Pos

c.         Warkat Pos

d.        Telegram dan Teleks

e.        Memo dan Nota

f.          Surat Tanda Bukti

2.      Penggolongan Surat Menurut Pemakaiannya

a.      Surat Pribadi

Dilihat dari isinya, surat pribadi dapat dibedakan menjadi dua macam.

1)        Surat Pribadi yang bersifat prive

2)        Surat Pribadi yang bersifat resmi

b.        Surat Pemerintah

c.         Surat Niaga

d.        Surat Sosial

3.      Penggolongan Surat Menurut Kegiatan

a.        Surat intern

b.        Surat ekstern

4.      Penggolongan Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju

a.        Surat biasa

b.        Surat edaran dan Surat pengumuman

5.      Penggolongan Surat Menurut isi dan Maksudnya

Setiap surat pasti memiliki maksud yang akan disampaikan. Maksud tersebut dapat berupa pemberitahuan, peringatan, pengaduan, penawaran, dan lain-lain. Pokok berita akan menjadi nama surat yang akan mencerminkan isi atau maksud yang terkandung dalam surat tersebut.

6.      Penggolongan Surat Menurut Sifatnya

a.        Surat Biasa

b.        Surat Konfidensial

c.         Surat Rahasia

7.      Penggolongan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

a.        Surat Biasa

b.        Surat Segera/Ekspres

c.         Surat Kilat

F.         BENTUK SURAT

Penggunaan bentuk surat berperihal ada tiga macam, yaitu :

1.         Bentuk Resmi Indonesia (official style)

2.         Bentuk Lurus (block style)

3.         Bentuk Bertakuk (indented style)

Ketiga bentuk surat di atas memiliki berbagai variasi sebagai berikut :

1.         Bentuk Resmi Indonesia Lama (official style)

2.         Bentuk Resmi Indonesia Baru (new official style)

3.         Bentuk Lurus Penuh (full block style)

4.         Bentuk Lurus (block style)

5.         Bentuk Setengah Lurus (semi  block style)

6.         Bentuk Bertakuk (indented style)

7.         Bentuk Alinea Menggantung (hanging paragraph style)

      Keterangan :

1.    Kepala Surat

2.    Nomor Surat

3.    Tanggal Surat

4.    Lampiran

5.    Hal / Perihal

6.    Alamat tujuan

7.    Salam pembuka

8.    Isi surat

9.    Salam penutup

10. Jabatan penanda tangan surat

11. Nama penanda tangan

12. NIP/NIK/RRP

13. Tembusan

14. Inisial pengonsep

Berikut beberapa contoh surat yang dapat dilihat pada link berikut :

Contoh-contoh Surat

Dan, jika berkenan tolong isi form dibawah ini ya ☺️

Seputar Korespondensi

Terima Kasih sudah mau mengisi dan mengunjungi blog ini ☺️